যখন এক উচ্চ-শিক্ষাত্রী এপ্লিকেশনের সময় যেকোন ডিপার্টমেন্টে খোজ নেয়া থেকে শুরু করে যে কোন সামান্য কিছু নিয়ে কনফিউশনে থাকলে অন্য কাওকে কিছু জিজ্ঞেস না করে উচিত হলো ডিপার্ট্মেন্টের কমন ইমেইল/ গ্র্যাড কোর্ডিনেটর/প্রফেসরকে ইমেইল করে জিজ্ঞেস করা। আপনার কোন বড় ভাই বা বিদেশে পড়ুয়া কেউ যতটানা তথ্য দিয়ে হেল্প করতে পারবে, তার চেয়ে অথেনটিক তথ্য পাবেন যারা সে ডিপার্টমেন্টের কাজ গুলোতে জড়িত আছেন।

কিন্তু আমরা ইমেইল না করে এদিক ওদিক সমস্যা গুলো নিয়ে জানতে চাই। যেমন- কোন ডিপার্টেমেন্টে কোর্স রিকুয়ারমেন্ট যা চেয়েছে তার একটা কোর্স আপনার করা নেই, এখন সেটা কন্সিডার করবে কিনা তা অন্য কারো চেয়ে প্রফেসর/ গ্র্যাড কোর্ডিনেটর ভালো জানবেন। তাই, বিষয়টা জানিয়ে ওনাদেরকেই ইমেইল করুন।

অনেকে ২/১ বার ইমেইল করে আর ও কিছু জানার থাকলে হেজিটেশনে ভোগেন যে আবার কিছু জিজ্ঞেস করলে মাইন্ড করবে কিনা! না রে ভাই, একদমই না। ওনাদের কাজই হল আমার আপনার মত স্টুডেন্টদের হাজারো ইমেইলের উত্তর দেয়া। এটার জন্য ওনাদের স্যালারি দেয়া হয় এবং আপনি না বুঝলে ১০০ বার বুঝিয়ে বলাই ওনাদের দায়িত্ব। কোন ধরণের হেজিটেহসনে না ভুগে যা জানার ইমেইলে পোলাইটলি জিজ্ঞেস করবেন। তবে, জিজ্ঞেস করার আগে তথ্যটি ওয়েবসাইটে আছে কিনা, সেটা চেক করে নিতে ভুলবেন না প্লিজ।

মোদ্দা কথা হলো, অথেনটিক তথ্য ও যে কোন ব্যপারে আপনার প্রথম রিসোর্স হলো ডিপার্টেমেন্টের মানুষজন। স্পেসিফিক কারো ইমেইল খুঁজে না পেলে ডিপার্টমেন্টের জেনারেল ইমেইলেই পাঠান। কেউ না কেউ সে ইমেইল যারে পাঠনো দরকার তারেই পাঠাবে আপনাকে কপি করে। এভাবেই তথ্যটি যে জানে, তার কাছে আপনার প্রশ্নটি পৌঁছে যাবে আর আপনি উত্তর পেয়ে যাবেন অনায়াসে।

এ জেনারেল ইমেইলের ফরম্যাট নিয়ে আরেকদিন লিখবো। সম্বোধন, সাবজেক্ট, ল্যাংগুয়েজ এসব নিয়ে। হ্যাপি ইমেইলিং।